Các tổ chức, đơn vị sẽ đi vào hoạt động sau khi có đủ các điều kiện bảo đảm cho cơ quan, tổ chức hoạt động đúng phương hướng và điều hành bộ máy theo định hướng phù hợp của người điều hành. Các tổ chức này phải được quản lý nội bộ một cách hiệu quả và thống nhất.
Để thực hiện được điều đó thì cần phải có giấy tờ nội bộ để cá nhân thực hiện theo sự chỉ đạo của văn bản này, bảo đảm cho cơ quan hoạt động có hiệu quả, chịu sự quản lý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật. Do đó, vấn đề lưu hành nội bộ cũng như văn bản lưu hành nội bộ được điều chỉnh khác nhau tùy theo cơ quan, tổ chức nhưng trên cơ sở không vi phạm các quy tắc pháp luật. Cùng Cafeforexvn tìm hiểu ngay lưu hành nội bộ là gì sau bài viết dưới đây.
Lưu hành nội bộ là gì?
Hiện nay không có văn bản pháp luật nào nói rõ ràng về vấn đề lưu hành nội bộ là gì tuy nhiên xét trên thực tiễn có thể thấy việc lưu hành nội bộ là những quy tắc xử sự và quy chế hoạt động được quy định tại các văn bản thuộc thẩm quyền của một tổ chức, cá nhân nó mang tính chất thống nhất chung nhằm chỉ đạo, quản lý triển khai mọi hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả theo nguyên tắc.
Những vấn đề lưu hành nội bộ cũng như các văn bản quản lý nội bộ được quy định tuỳ vào mỗi cơ quan, tổ chức nhưng đều tuân thủ theo pháp luật không vi phạm điều cấm của pháp luật.
Có thể hiểu việc lưu hành nội bộ là việc mỗi cơ quan xây dựng cơ chế phối hợp giữa nhiều cơ quan nhà nước cùng tham gia trong hoạt động của cơ quan. Để thiết lập cơ chế quản lý thì cần có các văn bản lưu hành nội bộ.
Văn bản lưu hành nội bộ theo nghĩa dễ hiểu ở trên thì bao gồm một số văn bản sau: Điều lệ công ty, quy chế làm việc, thoả ước lao động tập thể, nội quy lao động. . cùng các văn bản khác do nhiều cơ quan, đơn vị thành lập nên được người lao động và người sử dụng lao động đồng thuận và tất cả văn bản này không trái những qui định của luật pháp.
Các văn bản lưu hành nội bộ
Điều lệ doanh nghiệp
Khái niệm về điều lệ doanh nghiệp: Đây là văn bản rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Trong quá trình thành lập, công ty cần phải đăng ký điều lệ với văn phòng đăng ký kinh doanh. Đây là văn bản kéo dài từ khi thành lập đến từng giai đoạn phát triển và thậm chí là khi tạm dừng hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, tất cả nhân viên của tổ chức phải tuân thủ các yêu cầu có trong văn bản điều lệ của doanh nghiệp.
Vì các điều lệ không vi phạm pháp luật và được đăng ký với phòng đăng ký kinh doanh, vì điều lệ là văn bản xương sống của công ty nên tất cả các quy tắc, thỏa thuận và thỏa thuận phải tuân theo và không được trái với điều lệ.
Với tầm quan trọng như vậy của điều lệ doanh nghiệp nên thông thường khi thành lập điều lệ, ban giám đốc doanh nghiệp phải tiến hành soạn thảo điều lệ một cách cụ thể chi tiết và phù hợp với đặc điểm quản trị doanh nghiệp thì việc quản lý hoạt động doanh nghiệp của những nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng dễ hơn, điều này đạt mục tiêu định rõ đối tượng áp dụng cùng các biện pháp giải quyết khi có các hành vi sai trái diễn ra.
Theo quy định của Pháp luật doanh nghiệp hiện nay có nhiều loại hình công ty, dựa trên đặc điểm của loại hình doanh nghiệp, khi lập công ty phải xây dựng những quy định cụ thể. Điều lệ công ty phải có những thông tin như: Tên, địa chỉ trụ sở chính thức của công ty; tên công ty, địa chỉ chi nhánh, văn phòng giao dịch; ngành, nghề hoạt động; Vốn điều lệ; số cổ phần, loại cổ phần, trị giá mỗi loại cổ phần (với công ty cổ phần) . … cùng nhiều thông tin quan trọng hơn nữa.
Quy chế hoạt động
Quy chế làm việc của doanh nghiệp có thể hiểu là một quy phạm riêng biệt của doanh nghiệp, được doanh nghiệp đưa ra với mục tiêu quản lý những nội dung liên quan như chế độ tài chính, công tác điều hành hoạt động, công tác tổ chức, phân cấp và giao trách nhiệm của doanh nghiệp cho từng đơn vị của mình.
Mỗi doanh nghiệp có một quy chế làm việc riêng biệt, nhằm tạo tính đồng bộ và nhất quán thì các quy chế phải được đưa ra với những qui định chặt chẽ và cụ thể.
Khi đã gọi là quy chế thì quy chế này phải được thực hiện bắt buộc và muốn bảo đảm tính bắt buộc này thì quy chế cần có một số quy định mang căn cứ pháp lý, bao gồm các căn cứ dựa trên các văn bản của luật trong những trường hợp cụ thể cũng như quy định các điều kiện về thẩm quyền, nội dung, phương thức hoạt động, đối tượng áp dụng, thi hành. Đặc biệt khi xây dựng quy chế cần xác định cụ thể quyền hạn và nhiệm vụ của từng tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan trong quá trình giải quyết một số trường hợp theo quy chế.
Đặc thù của quy chế doanh nghiệp là quản lý tập thể, nên từng công ty có một quy chế riêng, do vậy việc soạn thảo và xây dựng quy chế thì cần thiết phải xem xét kỹ những nội dung quy chế đề ra có đúng với công ty hay không, quy chế có khả thi về tính hợp pháp và tính thực tiễn khi được đưa vào áp dụng và triển khai trong công ty hay không.
Điều này có thể giải thích đơn giản, quy chế hợp lệ là quy chế được xây dựng căn cứ trên cơ sở qui định của pháp luật, tuân thủ và không làm sai với những nguyên tắc của pháp luật. Đồng thời quy chế cần đảm bảo có tính thực tiễn, tức là quy chế khi ra sẽ gắn với tình hình hoạt động của công ty trong từng lĩnh vực kinh tế riêng. Tính thực tiễn phải dựa trên nhu cầu thực tiễn của thị trường (ngành, lĩnh vực kinh doanh, đặc trưng hoạt động, cấu trúc công ty. ..) mà đề ra quy chế hợp lý.
Thỏa ước lao động tập thể
Ngoài hai văn bản lưu hành nội bộ nêu trên thì thỏa ước lao động tập thể cũng là một trong những loại văn bản nội bộ thường gặp.
Với khái niệm của thoả ước lao động tập thể thì đã được xác định tại Điều 75 của Bộ Luật lao động năm 2019, theo đó thoả ước lao động tập thể là thỏa thuận có được qua đàm phán tập thể và do đôi bên ký bằng văn bản.
Về cơ bản thoả ước lao động tập thể bao gồm nhiều loại như: thoả ước lao động tập thể doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể hợp tác xã, thoả ước lao động khu vực có đông doanh nghiệp và những thỏa ước lao động khác tương tự.
Văn bản thỏa ước lao động tập thể cũng như một số văn bản đang được lưu hành nội bộ không được trái với quy định của pháp luật và để đảm bảo quyền và lợi ích của những người tham gia thoả ước. Thoả ước lao động tập thể khác với hai văn bản nội bộ nói trên ở chỗ có lợi hơn nữa cho người lao động phù hợp với qui định của pháp luật.
Điểm đặc biệt của Thoả ước lao động tập thể là văn bản trên chỉ cần nộp cho cơ quan chuyên môn quản lý lao động trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi đóng trụ sở làm việc như những văn bản lưu hành nội bộ mà không phải có ý kiến chấp thuận của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, tuy vậy đây cũng là một trong số ít văn bản đang tồn tại trong nội bộ của doanh nghiệp.
Nội quy lao động
Ngoài thỏa ước lao động tập thể, còn có các nội quy lao động cũng là một văn bản được chia sẻ trong nội bộ. Đây là tài liệu người sử dụng lao động bắt buộc phải ban hành nội quy lao động để lưu hành.
Trường hợp người sử dụng lao động có từ 10 lao động trở lên thì nội quy lao động phải được thể hiện bằng văn bản. Cũng như thỏa ước tập thể, nội dung của nội quy lao động không được mâu thuẫn với pháp luật về lao động và các quy định tương ứng, đồng thời nội dung phải bao hàm việc điều chỉnh các quan hệ lao động.
Các tổ chức và đơn vị, sau khi đáp ứng tất cả các điều kiện cần thiết thì sẽ đi vào hoạt động, để đảm bảo cho một cơ quan, tổ chức được hoạt động đúng phương hướng và vận hành bộ máy theo đúng hướng của người điều hành thì các cơ quan này cần phải được quản lý nội bộ một cách có hiệu quả và thống nhất.
Để quản lý nội bộ, cơ quan, tổ chức phải có văn bản quy định chung để các cá nhân, người làm việc thay mặt tổ chức thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản này và bảo đảm cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả dưới sự quản lý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luật. Vì vậy mà vấn đề lưu hành nội bộ cũng như các văn bản lưu hành nội bộ được quy định tùy thuộc vào từng cơ quan, tổ chức nhưng trên cơ sở không vi phạm các quy định của pháp luật.
Khi soạn thảo, ban hành văn bản lưu hành nội bộ cần chú ý điều gì?
Khi soạn thảo, ban hành văn bản lưu hành nội bộ cần chú ý:
– Nội dung phải phù hợp với thực tiễn áp dụng riêng cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo không trái với quy định của pháp luật hiện hành.
– Về hình thức, cần trình bày đầy đủ các thành phần:
- Quốc hiệu, Tiêu ngữ;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành;
- Số, ký hiệu;
- Địa danh, thời gian ban hành;
- Nội dung;
- Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu lưu hành nội bộ, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận.
Kết luận
Hy vọng những thông tin cụ thể trong bài viết này đã giúp mọi người hiểu rõ lưu hành nội bộ là gì. Bất kể tổ chức, cơ quan thuộc lĩnh vực nào cũng cần những văn bản lưu hành nội bộ như điều lệ doanh nghiệp, quy định lao động,… thì mới có thể duy trì và phát triển một cách ổn định và bền vững. Nếu muốn tìm hiểu thêm những thông tin bổ ích khác về tài chính, kinh doanh…. thì hãy đồng hành cùng chúng tôi, chắc chắn bạn sẽ không thất vọng.
